Transcript Gebruikershandleiding TiC Room Booking

TiC Room Booking
Gebruikershandleiding
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
1
Copyright
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, in welke vorm of
op welke wijze - grafisch, elektronisch of mechanisch, door fotokopieën, opnamen, taping, of
informatieopslag en zoeksystemen - zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.
Producten die in dit document worden genoemd kunnen handelsmerken en/of geregistreerde
handelsmerken van de respectievelijke eigenaars zijn. De uitgever en de auteur maken geen
aanspraak op deze handelsmerken.
Hoewel alle voorzorgsmaatregelen zijn genomen bij de voorbereiding van dit document, zijn de
uitgever en de auteur niet aansprakelijk voor fouten of omissies, of voor schade die voortvloeit uit
het gebruik van informatie in dit document of door het gebruik van programma's en broncodes. In
geen geval zullen de uitgever en de auteur aansprakelijk zijn voor enig verlies van winst of enige
andere commerciële schade veroorzaakt, direct of indirect, door dit document.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
2
Inhoudsopgave
1 Introductie
3
2 Inloggen
4
3 Nieuwe organisatie
5
3.1 Aanmelden organisatie - Microsoft Exchangge
3.2 Aanmelden organisatie - Microsoft Office 365 (Exchange Online)
4 Gebruikers
4.1 Gebruiker toevoegen
5 Ruimten
5.1 Ruimte eigenschappen toevoegen
5.2 Ruimten toevoegen
5.3 Ruimte Zoeken
6 Technische Implementatie Bijlage (TIB)
6.1 TIB Microsoft Office 365 (Exchange Online)
6.2 TIB Microsoft Exchange 2010 inrichten voor ICT
6.3 TIB Microsoft Exchange 2013 inrichten voor ICT
6.4 TIB TiC privé afspraken op de deurkaart verbergen
5
5
6
6
8
8
9
10
13
13
15
19
22
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
3
1 Introductie
TiC Room Booking is een cloudoplossing, waarmee via interactieve displays de
beschikbaarheid van uw vergaderruimtes inzichtelijk wordt gemaakt. Het platform helpt u op
een eenvoudige manier de juiste ruimte te zoeken door gebruik te maken van intelligente
filters. Het systeem is gekoppeld aan uw Microsoft Outlook agenda. TiC Room Booking is
bidirectioneel, wat inhoudt dat het niet uitmaakt of u uw afspraak via uw Outlook agenda
maakt of via de cloudoplossing TiC Room Booking.
Wat zijn uw voordelen:
Efficiënter gebruik van uw ruimtes;
Duidelijk inzicht in de bezettingsgraad van de ruimtes;
Overal vandaan de passende en beschikbare vergaderruimte vinden;
Door (optioneel) gebruik te maken van LED sidepanels kunt u op afstand zien welke ruimte
beschikbaar is;
Mogelijkheid (optioneel) tot koppelingen met besturingssystemen (Extron, Rako, Crestron
en AMX).
Deze handleiding heeft betrekking op versie 1.0.
Wij wensen u veel plezier bij het gebruik van TiC Room Booking.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
4
2 Inloggen
Voor TiC Room Booking zijn er twee demo accounts aangemaakt. Deze kunt u gebruiken om de
werking van TiC Room Booking te demonstreren. Deze accounts zijn gekoppeld aan een
Microsoft Office 365 omgeving. Ook deze omgeving is te benaderen.
Inlog TiC Room Booking:
https://login.ticroombooking.nl
Gebruikersnaam:
Wachtwoord:
Demo1@roombooker.nl
Pofu2991
of
Gebruikersnaam:
Wachtwoord:
Demo2@roombooker.nl
Jocu8991
Inlog in Microsoft Office 365 demo-omgeving:
https://outlook.office.com
Gebruikersnaam:
Wachtwoord:
Demo1@roombooker.nl
Pofu2991
of
Gebruikersnaam:
Wachtwoord:
Demo2@roombooker.nl
Jocu8991
Per omgeving is er ook nog een gebruiker "roombooker" met rechten op de ruimten. De
gegevens van deze gebruiker zijn bekend bij uw systeembeheerder.
Weergave digitale deurkaart op uw computer:
Naam ruimte
Code
URL deurkaart (invullen in uw browser)
Spreekkamer Amsterdam 365 VFOM3CQ4 https://login.ticroombooking.nl/loginDoorCard/
VFOM3CQ4
Spreekkamer Rotterdam 365 NVCMTIYL https://login.ticroombooking.nl/loginDoorCard/
NVCMTIYL
Spreekkamer Den Haag 365 TWNVVRTJ https://login.ticroombooking.nl/loginDoorCard/
TWNVVRTJ
LET OP: BOVENSTAANDE URL'S ZIJN HOOFDLETTERGEVOELIG
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
5
3 Nieuwe organisatie
Om als organisatie aan de slag te gaan met TiC Room Booking moet u aangemeld worden op
het cloudplatform. Vooraf worden enkele beveiligingsissues met u doorgenomen om fraude
te voorkomen. Het aanmaken van een nieuwe organisatie binnen het platform wordt
gecoördineerd door Epatra BV.
Op dit moment kunt u TiC Room Booking gebruiken als standalone oplossing in samenhang
met Microsoft Exchange of met Office 365.
Organisatie aanmelden in combinatie met Microsoft Exchange
Organisatie aanmelden in combinatie met Microsoft Office 365 (Exchange online)
3.1 Aanmelden organisatie - Microsoft Exchangge
Indien u gaat koppelen met Microsoft Exchange zijn er een aantal basisprincipes van belang. U
dient gebruik te maken van "rooms" binnen Microsoft Exchange. Hoe u de technische
inrichting van Microsoft Exchange kunt implementeren leest u in de technische bijlage
"Microsoft Exchange inrichten voor ICT"
Tic Room booking organisatie aanm elden
3.2 Aanmelden organisatie - Microsoft Office 365 (Exchange Online)
Indien u gaat koppelen met Microsoft Office365 zijn er een aantal basisprincipes van belang.
Hoe u de technische inrichting van Microsoft Exchange kunt implementeren leest u in de
technische bijlage "TIB Microsoft Office 365 (Exchange Online)"
Organisatie aanm aken_Office365
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
6
4 Gebruikers
Met gebruikers bedoelen we de personen die gebruik maken van TiC Room Booking. We
onderscheiden twee soorten gebruikers binnen TiC Room Booking, de "manager" of de "user".
Alleen een "manager" kan gebruikers aanmaken. Per organisatie kunnen er meerdere
gebruikers als "manager" worden aangemaakt.
Binnen dit scherm heeft u de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen.
4.1 Gebruiker toevoegen
Klik op het "+" teken rechts in het scherm om een nieuwe gebruiker aan te maken. Het
onderstaande scherm wordt dan geopend.
Gebruikers toevoegen
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
7
Roombooking gegevens
Bij "naam" vult u de weergavenaam in van uw gebruiker. Dit is bijvoorbeeld "Arjan Dekker".
Het veld "emailadres" bevat het mailaccount dat u ook in Microsoft Exchange gebruikt. In ons
voorbeeld is dit "a.dekker@epatra.nl".
De "code" is bedoeld om u op de deurkaart te kunnen koppelen met uw emailadres. Op de
interactieve deurkaarten kunt u met deze code een ruimte reserveren, een storing melden,
etc.
Het "rechten" veld: binnen TiC Room Booking onderscheiden we een gebruikersrol "manager"
en een gebruikersrol "user". De manager kan diverse zaken binnen TiC Room Booking
aanpassen. De "user" kan een ruimte zoeken en boeken.
Exchange gegevens
Om een connectie met uw Microsoft Outlook te kunnen maken, is het nodig om uw Exchange
gebruikersnaam en uw Exchange wachtwoord in te vullen. U kunt direct controleren of u dit
juist hebt gedaan door op de knop "controle exchange" te klikken. Bij correcte invoer
verschijnt er een groen vinkje.
U slaat de wijzigingen op door op de knop "wijzigingen opslaan"te klikken.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
8
5 Ruimten
De ruimten kunnen diverse capaciteiten en faciliteiten bieden. Om een goede selectie te
kunnen maken, dient u allereerst uw faciliteiten te benoemen. Dit kunt u doen bij de
menuoptie "ruimte eigenschappen".
Denk hierbij aan:
WiFi
Rolstoeltoegankelijk
Airco
Projector
LED touchscreen
Dimbare verlichting
etc...
Nadat de ruimte eigenschappen zijn aangemaakt, kunt u de ruimten gaan aanmaken.
5.1 Ruimte eigenschappen toevoegen
Klik op het "+" teken rechts in het scherm om een nieuwe ruimte eigenschap aan te maken.
Het onderstaande scherm wordt dan geopend
Bij het veld "naam" kunt u de naam van de ruimte eigenschap weergeven. Denk bijvoorbeeld
aan "WiFi". Bij "type" kunt u kiezen uit "checkbox" of "tekst". Bij het type "checkbox" kunt u
bij de ruimten door middel van een vinkje aangeven of deze eigenschap al dan niet aanwezig
is. Indien u het type "tekst" selecteert, kunt u bij de ruimte eigenschap tekst plaatsen. We
komen hier later in dit hoofdstuk op terug. U kunt de ruimte eigenschap visueel maken door
een Icoon te kiezen. Er zijn er 576 beschikbaar binnen TiC Room Booking.
U kunt 4 eigenschappen weergeven als hoofdoptie. Deze worden getoond op uw (mobile)
devices en deurkaarten.
U slaat de wijzigingen op door op de knop "wijzigingen opslaan"te klikken.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
9
5.2 Ruimten toevoegen
U gaat naar de menuoptie "ruimten". Het onderstaande scherm wordt nu geopend.
Ruimten
Microsoft Exchange
Wij gaan ervan uit dat de ruimten in Microsoft Exchange zijn aangemaakt (zie TIB Microsoft
Exchange inrichten voor ICT of TIB Microsoft Office 365). U kunt nu direct uw ruimten syncen
met uw Microsoft omgeving. Alle beschikbare ruimten zullen getoond worden (zie afbeelding
hieronder).
U kunt nu op één van de ruimten dubbelklikken en de ruimte eigenschappen voor de
betreffende ruimte vastleggen. Als voorbeeld gebruiken we "spreekkamer Rotterdam".
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
10
Hieronder volgt de uitleg van de velden:
: Naam van de (vergader)ruimte.
Naam
: Aantal personen die in de ruimte plaats kunnen nemen.
Capaciteit
Deurkaartcode : Dit is de code waarmee de interactieve deurkaart gekoppeld wordt aan
uw organisatie (komt terug in URL deurkaart).
: Indien via de interactieve deurkaart een storing wordt gemeld zoals
Storing
bijvoorbeeld "beamer werkt niet" gaat er een mail naar dit adres.
emailadres
Straat + Huisnr. : Om zoeken op adres mogelijk te maken, moet dit veld gevuld worden.
: Om op (deel) postcode te zoeken moet dit veld gevuld worden.
Postcode
: Om op plaats te zoeken moet dit veld gevuld worden.
Plaats
Openingstijden : U kunt deze ruimte boeken als de tijd zich tussen "van" en "tot" bevindt.
Buiten deze tijden is de ruimte gesloten.
Eigenschappen : Selecteer hier de ruimte eigenschappen die voor deze ruimte van
toepassing zijn
U slaat de wijzigingen op door op de knop "wijzigingen opslaan" te klikken.
5.3 Ruimte Zoeken
De functie ruimte zoeken is zowel voor de "user" als de "manager" toegankelijk.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
11
Ruimte zoeken
Hieronder volgt de uitleg van de velden:
: Met de startdatum geeft u aan vanaf welke datum u een ruimte zoekt.
Startdatum
: Met de einddatum begrenst u uw zoekopdracht tot genoemde datum. Dit
Einddatum
zoekslot is nu beperkt tot en met 2 maanden.
: Hoe lang wenst u een ruimte te reserveren.
Duur
Aantal personen : Hoeveel personen zullen de vergadering bijwonen. Dit getal is nodig om
de goede ruimte te vinden met de juiste capaciteit.
: In welke plaats zoekt u een ruimte.
Plaats
: In welke postcode zoekt u een ruimte (gedeeltelijk invullen is al
Postcode
voldoende).
Keuzevelden
: Door een vinkje te zetten achter een ruimte eigenschap (bijv. airco) geeft
u aan dat u behoefte hebt aan de betreffende faciliteit(en).
Uw zoekopdracht start zodra u op de knop "beschikbare ruimten" klikt (zie afbeelding
hieronder voor het resultaat).
Beschikbare ruimten
U klikt nu op één van de mogelijke tijdsslots om uw vergadering daadwerkelijk te plannen.
Het onderstaande scherm wordt dan geopend.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
12
Reservering ruimte
U kunt door de blauwe balk te schuiven de duur en tijd aanpasssen. Het resultaat ziet u direct
eronder. Ook kunt u voor dezelfde tijd een andere ruimte selecteren of een andere datum
voor de geselecteerde ruimte. Bij genodigden kunt u mensen uitnodigen. Er is hier geen
connectie met uw adresboek. U maakt onderscheid in genodigden door een
";" (a.dekker@domain.nl; b.pierters@domain.nl; etc.).
Het onderwerp wordt getoond op de interactieve deurkaart. Dit kunt u eventueel blokkeren
door het vinkje "privé" aan te vinken. In de uitnodiging kunt u ook een omschrijving
meegeven.
Als u dit allemaal hebt gedaan, kunt u uw reservering bevestigen door op "verstuur
uitnodiging" te klikken.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
13
6 Technische Implementatie Bijlage (TIB)
TiC Room Booking is standaard te koppelen met de volgende backoffice producten:
Microsoft Office 365
Microsoft Exchange 2010
Microsoft Exchange 2013
Optioneel en tegen meerprijs is het mogelijk om voor andere backoffice systemen te kiezen:
Google Calender
Planon
Topdesk
Microsoft Exchange/Office 365 inrichten
De te tonen ruimten dienen gepubliceerd te worden in een distributed group van het type
roomslist. Alleen via een roomlist distributiegroep worden de agenda’s van de
vergaderruimten publiek via EWS. De gebruiker waarmee ingelogd wordt, dient volledige
rechten te hebben (inclusief rechten op de mailbox) op alle in de roomlist vermelde ruimten.
6.1 TIB Microsoft Office 365 (Exchange Online)
Verbind PowerShell met Exchange Online. We bevelen altijd aan om PowerShell op te starten
als een administrator. Om dat te doen, klikt u op de rechtermuisknop op het PowerShell icoon
en selecteert u "run as administrator" in het context menu.
Allereerst dient u de execution policy in te stellen.
C:\> Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
Daarna moet u de Office 365 credentials in een variabele opslaan. Type het onderstaande
commando en druk op "enter".
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
14
C:\> $UserCredential = Get-Credential
Er verschijnt nu een dialoog venster. Typ uw Office 365 credentials in en klik op "ok".
Het account dat u gebruikt, heeft toestemming nodig van Exchange Online. Normaal
gesproken hebben in Office 365 alleen Global Administrators Organization Management
rechten in Exchange Online.
Breng nu een verbinding tot stand. Door middel van het onderstaande commando maken we
van onze connectieinformatie een variabele. Dit heeft als resultaat dat u later minder hoeft te
typen.
C:\> $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri
https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential Authentication Basic -AllowRedirection
Laten we tenslotte deze variabele een connectie maken met Exchange Online en importeer
alle Exchange cmdlets in uw sessie.
C:\> Import-PSSession $Session
Aanmaken Roomlist
New-DistributionGroup -Name "Conference Rooms365" –Roomlist
Gebruikers aan Roomlist toevoegen
Add-DistributionGroupMember -Identity "Conference Rooms365" -Member "Spreekkamer
Amsterdam 365"
Rechten instellen op agenda room mailboxen.doc
Set-MailboxFolderPermission "Spreekkamer Den Haag 365:\Calendar" -User Default AccessRights LimitedDetails
Testen van de instellingen
Open een internetbrowser en voer het volgende pad in: https://mail.company.nl/EWS/
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
15
Exchange.asmx. Vervang mail.company.nl voor uw webmail adres. U krijgt vervolgens een
gebruikersnaam en wachtwoordscherm te zien. Voer hier uw gebruikersnaam en het
wachtwoord in van het account dat is aangemaakt in stap 2. U krijgt daarna een scherm dat er
ongeveer uit moet zien als in de afbeelding hieronder.
6.2 TIB Microsoft Exchange 2010 inrichten voor ICT
Stap 1 Aanmaken van een roomlist distributiegroep
Aanmaken van een roomlist distributiegroep gaat in Exchange 2010 via een Powershell
commando:
New-DistributionGroup -Name "Customer Conference Rooms" -OrganizationalUnit
"domain.local/TiC Narrow Casting" -RoomList -Members vergaderruimte1 vergaderruimte2
Stap 2 Aanmaken van een Exchange gebruiker
Maak een nieuwe gebruiker aan en stel een mailbox in voor deze gebruiker. Deze gebruiker
gaat TiC Narrow Casting gebruiken om de room agenda’s uit te lezen.
Stap 3 Aanmaken van rooms / vergaderruimteagenda’s
Open de Exchange Management Console. Ga naar Recipient Configuration à Mailbox. Klik
onder Actions op New Mailbox. Kies in de wizard voor Room Mailbox.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
16
New Room Mailbox
Kies voor New User. Geef de Room Mailbox een naam.
Geef eventueel aan in welke Exchange database de room mailbox moet komen.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
17
De aangemaakte room mailbox is standaard uitgeschakeld, zodat er niet mee ingelogd kan
worden.
Stap 4 Rechten geven aan de TNC gebruiker om de room mailboxen uit te lezen
Klik rechts op de zojuist aangemaakte room mailbox en kies voor Manage Full Access
Permissions. Voeg de aangemaakte gebruiker toe waarmee TNC EWS mag gaan uitlezen.
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
18
Manage Full Access Permission
De gebruiker TNC (voorbeeld) kan nu de room mailbox uitlezen. Dit kan echter nog niet via
EWS, hiervoor moet de room mailbox lid worden gemaakt van de distributiegroep, welke is
aangemaakt in stap 1.
Stap 5 Toevoegen van de room mailbox aan de roomlist distrbutie groep
Ga in de Exchange Management Console naar Recipient Configuration à Distribution Group. De
Room List is hier zichtbaar.
Distribution Group_Room list
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
19
Klik rechts op de aangemaakte room list en kies voor Properties. Ga naar het tabblad Members
en voeg de room mailbox toe zoals aangemaakt in stap 3.
Stap 6 Testen van de instellingen
Open een internetbrowser en voer het volgende pad in: https://mail.company.nl/EWS/
Exchange.asmx. Vervang mail.company.nl voor uw webmail adres. U krijgt vervolgens een
gebruikersnaam en wachtwoordscherm te zien. Voer hier uw gebruikersnaam en het
wachtwoord in van HET account welke is aangemaakt in stap 2. U krijgt daarna een scherm dat
er ongeveer uit moet zien als in de afbeelding hieronder.
Testen Microsoft Exchange instellingen
6.3 TIB Microsoft Exchange 2013 inrichten voor ICT
Stap 1 Aanmaken van een Exchange gebruiker
Maak een nieuwe gebruiker aan en stel een mailbox in voor deze gebruiker. Deze gebruiker
gaat TiC Room Booking gebruiken om de room agenda’s uit te lezen.
Stap 2 Aanmaken van rooms / vergaderruimteagenda’s
Open de Exchange Console.
Ga naar
1. Geadresseerden
2. Bronnen
3. Klik op het plusje
4. Klik op Postvak van ruimte
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
20
Booking 16
© 2016 TiC Room Booking
Vul de naam in van de ruimte en klik op opslaan.
.an
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
21
Stap 3 Aanmaken van een roomlist distributiegroep
Aanmaken van een roomlist distributiegroep gaat in Exchange 2013 via een Powershell
commando: New-DistributionGroup -Name "Customer Conference Rooms" -OrganizationalUnit
"domain.local/TiC Narrow Casting" -RoomList -Members vergaderruimte1 vergaderruimte2 (De
members van de Roomlist zijn de ruimtes die in stap 2 zijn aangemaakt)
Stap 4 Testen van de instellingen
Open een internetbrowser en voer het volgende pad in: https://mail.company.nl/EWS/
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
22
Exchange.asmx. Vervang mail.company.nl voor uw webmail adres. U krijgt vervolgens een
gebruikersnaam en wachtwoordscherm te zien. Voer hier uw gebruikersnaam en het
wachtwoord in van het account dat is aangemaakt in stap 1. U krijgt daarna een scherm dat
er ongeveer uit moet zien als in de afbeelding hieronder.
6.4 TIB TiC privé afspraken op de deurkaart verbergen
Standaard haalt Microsoft Exchange de vermelding privéafspraak weg als het om een “Room
mailbox” gaat. Dit betekent dat de omschrijving van een privéafspraak op de
deurkaart zichtbaar is.
Dit kan op de volgende manier worden aangepast:
Exchange 2010
© 2016 TiC Room Booking
Gebruikershandleiding TiC Room Booking
23
In Exchange 2013 en Office 365 kan dit via het volgende Powershell commando:
'Set-CalendarProcessing "[room name or smtp]" -RemovePrivateProperty $false'
Zie TIB 6.1 voor instructies om een Powershellverbinding op te zetten naar Office 365.
© 2016 TiC Room Booking