Transcript Notulen ALV - VPCBO Ten Boer

Secretaris: A. Maring
Wigboldstraat 27
9791 CP Ten Boer
NOTULEN VERGADERING ALGEMENE LEDENVERGADERING VCBO Ten Boer op 14 november 2013
Aanwezig:
Notulist:
zie aanwezigenlijst
H. Bakker
1. Opening:
Roelof Kroon (voorzitter) opent de vergadering met een verhaal over het afscheid van een
leerling uit groep 8 van de basisschool. Hij heet verder een ieder welkom en gaat voor in
gebed.
2. Vaststelling agenda: Er worden geen punten aan de agenda toegevoegd, waarmee de
agenda wordt vastgesteld.
3. Mededelingen
Het bestuur is gedeeltelijke aanwezig. Andrea Maring en Allard Swart hebben zich voor de
vergadering moeten afmelden.
Per abuis hebben de respecterende leden van de schoolkring van CBS De Til geen
uitnodiging en de daarbij verstrekte stukken voor de ledenvergadering ontvangen.
Hiervoor biedt het bestuur haar oprechte excuses aan.
( Om enigszins deze omissie goed te maken is in Thesinge een extra informatieavond
gehouden, waar de verstrekte informatie van de ledenvergadering nogmaals is gegeven.)
Vanaf volgend jaar, worden de stukken voor de ledenvergadering digitaal verspreidt. De
uitnodiging, de notulen van de vorige ledenvergadering en het jaarverslag zullen nog per
post worden verzonden.
4. Notulen 14 november 2012
Geen opmerkingen over de notulen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
Met dank aan Andrea Maring voor het maken van de notulen.
5. Jaarverslag
Vanuit het jaarverslag staan een viertal thema’s centraal. Te weten:
Krimp
Dit onderwerp is al enige jaren aandachtspunt. Thesinge grote groep 8 vertrokken, maar 2
kleuters erbij.
De Fontein ervaart grote concurrentie van OBS de Huifkar, mede door inpandige
kinderopvang en peuterspeelzaal. Het belangstellingspercentage voor Christelijk onderwijs
is afgenomen. Kids2b, is nu ook gehuisvest in de Fontein. In het dorp is een brede school
werkgroep.
Voor het instand kunnen houden van onze kleine scholen, scholen die onder de
opheffingsnorm van de gemeente vallen, zijn we een zgn. 10/6 samenwerkingsverband
met Noord Groningen aangegaan. Hierdoor kunnen ook scholen, die qua aantal leerlingen
beneden de gestelde gemeentelijke norm raken, langer open gehouden worden.
Opbrengsten
Vorig jaar scoorde de Fontein met de eindopbrengsten nog onder de norm, de tussen
opbrengsten waren wel voldoende. Het bestuur heeft toen de PO-raad uitgenodigd om
een analyse te maken. Cor Westerholt ( algemeen directeur), Ellen Meijer ( locatie
directeur) en het team van de Fontein hebben een plan van aanpak gemaakt. Dit heeft
zijn vruchten afgeworpen, de opbrengsten zijn weer van voldoende niveau. De
opbrengsten van zowel de Schalm als Til zijn ook voldoende . De inspectie heeft aan de
scholen het basisarrangement verstrekt.
Medewerkers
Er is een beleidsplan opgesteld, met als thema sociale innovatie en synergie. Sjoerd Sjol
heeft dit project geleid. Met de uitkomsten van het project zijn Cor en directie aan de slag
gegaan. Eén van de onderwerpen was de ervaren werkdruk onder medewerkers. Door
met name de toegenomen verantwoordingsplicht vanuit de inspectie wordt de werkdruk
door de teams groot tot te groot ervaren. De directie is op zoek naar mogelijkheden de
werkdruk te verminderen. Eén van de maatregelen dit in dit verband is genomen is de
invoering van extra administratieve margedagen
Directie structuur
De PO raad heeft het bestuur gewezen op de kwetsbare situatie te werken met een
combinatiefunctie algemeen- en schooldirecteur. Het bestuur heeft de algemeen
directeur deze kwetsbaarheid onderkend en daarom mevrouw Ellen Meijer op interim
(detacheer) basis aangetrokken als locatie directeur van de Fontein en Cor Westerholt
benoemd als algemeen directeur. Ellen Meijer is in juni 2013 een arbeidsovereenkomsten
voor onbepaalde tijd aangeboden.
Greet Veenkamp, directeur van de Schalm, heeft helaas wegens persoonlijke
omstandigheden haar baan moeten opzeggen. In de ontstane vacature is Joyce Molema
als directeur op de Schalm benoemd. Daarmee is zij als meerscholendirecteur van De
Schalm en van De Til aangesteld.
Vraag uit het publiek ( Henk Kooistra) : is hierdoor ook de overhead toegenomen en heeft
dit financiële gevolgen? Het percentage bovenschools management is 7, 2 % . Dit is iets
hoger in vergelijking met het vorige jaar. Dit heeft uiteraard financiële gevolgen. Bij het
agenda punt financiën zal hier op worden teruggekomen.
6. Financiën
Door de extra beschikbaar gestelde baten vanuit het ministerie is het resultaat €50.000
beter dan was begroot. Het is al jaren een gegeven dat op de inkomsten moeilijk te sturen
is aangezien deze pas halverwege het boekjaar door het ministerie bekend worden
gemaakt.
Er zijn extra uitgaven gedaan door de aanstelling van de interim directeur op de Fontein
en de externe ondersteuning voor de leerzorg. In 2013 en 2014 worden extra uitgaven
gedaan aan de inzet van personeel dan dat we bekostigd krijgen . Hierin speelt de krimp
van het aantal leerlingen natuurlijk ook een rol.
Kengetallen, die opgemaakt zijn aan de hand van de jaarrekening
Liquiditeit: goed
Rentabiliteit: goed
Solvabiliteit: goed
Weerstandsvermogen: goed
Kapitalisatiefactor: goed
Het bestuur en de directie maken steeds de afweging tussen kosten en kwaliteit. Dit zijn
lastige keuzes. Aan de ene kant wil je werken aan de continuering en wellicht verbetering
van de kwaliteit terwijl je ook aanloopt tegen de financiële grenzen. Het streven is immers
een gezond financieel beleid te voeren.
Uit de meerjarenbegroting blijkt dat bij ongewijzigd de reserves van de vereniging over 6
jaar opgesoupeerd zouden zijn. Een situatie die uitnodigt bij voortduring alert te blijven op
de inzet van de beschikbare middelen.
Erik van Dijken (penningmeester) geeft een samenvatting van de opbouw van de reserves.
( zie financieel jaarverslag)
7. Verslag Commissie Intern Toezicht
Sinds twee jaar houdt de Commissie Intern Toezicht (CIT) toezicht op het bestuur. Het
jaarverslag is integraal overgenomen. Het verslag is kort. De CIT heeft meerdere malen
gesproken met het bestuur. De CIT heeft zich niet te veel bemoeid met de organisatie van
de school. De CIT heeft vertrouwen in het bestuur en in het beleid van het bestuur.
Jaarverslag is goed gekeurd, alle stukken zijn goedgekeurd.
8. Verlenging 2013
In de uitnodiging staat het jaartal verkeerd, het moet zijn 2013. Conform statuten willen
we graag verantwoording afleggen in november 2014.
9. Bestuurswijziging en wijziging intern toezicht
Commissie Intern Toezicht: Pieter van de Kam neemt na twee jaar zitting genomen te
hebben afscheid. Door het opstarten van de commissie interne toezicht is het een
intensieve periode geweest.
Het bestuur bedankt Pieter voor zijn inzet en betrokkenheid. Pieter krijgt applaus en
bloemen. Wouter Meerman wordt voorgedragen als nieuw lid van de CIT. De vergadering
stemt met de voordracht in. Wouter stelt zichzelf voor.
Bestuur: Roelof Kroon neemt afscheid na 4 jaar bestuurslid te zijn geweest. Bestuur en Cor
Westerholt bedanken Roelof en spreken hun waardering uit voor de wijze waarop Roelof
zijn taak heeft verricht. Ze roemen daarbij zijn kennis, kunde, steun en betrokkenheid.
Allard Swart is gestopt om persoonlijke reden. Binnen het bestuur is afscheid van hem
genomen.
Henriëtte Bakker , nieuw bestuurslid stelt zich voor en wordt door de vergadering tot
bestuurslid benoemd.
Andrea Maring en Henriëtte Bakker vormen het dagelijks bestuur (DB).
Erik van Dijken is penningmeester
Jan Paul de Vries is voorzitter.
Het bestuur is naarstig op zoek geweest naar bestuursleden om de ontstane vacature door
het vertrek van Allard Swart in te vullen. Dit is niet gelukt. Besloten wordt de vacature het
komende jaar niet in te vullen. Gebleken is dat het vinden van nieuwe bestuursleden
lastig is.
Pauze
10. Voorstel en aanleiding statuten wijziging : Ben Mooibroek (extern adviseur Metrium)
Aanleiding hiertoe is het rapport van de besturen raad geweest.
In Ten Post is op dit moment 1 christelijke school en 1 openbare school. Vanuit de ouders
is de wens uitgesproken om te gaan samenwerken, zodat er in het dorp één school
overblijft. Over de inrichting van deze dorpsschool zijn de besturen het eens geworden.
Het bestuur van Maren land heeft aangegeven de basisschool ‘De Lessenaar’ met ingang
van 1 augustus 2014 te willen sluiten. Voor het inrichten van een samenwerkingsschool,
waarin voor beide identiteiten een plaats is had VCBO-Ten Boer meer tijd nodig.
(aanpassing statuten, goedkeuring ledenvergadering etc.) Gezien het lange traject van
overleg, dat had plaats gevonden wilde Marenland snel een reactie. Deze kon niet
gegeven worden waardoor Marenland besloten heeft de Lessenaar te sluiten. De statuten
worden dusdanig gewijzigd dat er ruimte ontstaat voor allerlei vormen van samenwerking.
Deze ruimte is ook nodig in de gesprekken met mogelijke fusiepartners.
Onze vereniging gaat in Ten Post een open christelijke dorpsschool inrichten. De eerste
aanzet hiertoe wordt gedaan met de ouders van zowel De Schalm als De Lessenaar.
In twee ouderavonden hebben de ouders onder leiding van Ben Mooibroek vorm en
inhoud gegeven aan de open christelijke dorpsschool.
De Schalm blijft een Christelijke school met een open karakter. De typering van de school
verandert van een traditioneel Christelijke school naar een zingevingschool.
In de statuten zullen geen concessies gedaan worden aan de grondslag van de vereniging.
Daarbij zal in de statuten de doelstelling eigentijdser gemaakt worden en de naam van de
vereniging aangepast. Kortom de statuten worden in belangrijke mate gemoderniseerd.
Het personeel en leden van het algemeen bestuur moeten wel de grondslag
onderschrijven. Er kan 1 respecterend lid zitting nemen in het bestuur.
Het christelijke karakter van de vereniging is hierdoor geborgd.
Ouder Thesinge heeft vraag: Waarom het zo zuinig is geformuleerd. Ten hoogste 1
respecterend lijkt wat zuinig.
Henk Kooistra vindt het voorstel onnodig en niet goed. Is er geen voorstander van om
respecterende leden toe te laten. Als vereniging mag je verwachten dat de leden de
grondslag onderschrijven. In de toekomst gaan we een school krijgen waar het onderwijs
een christelijke tintje heeft. Hij is bang voor een glijdende schaal. Op gemerkt wordt dat
ontwikkelingen altijd getoetst worden door de algemene ledenvergadering.
Ben geeft aan dat er op zich zelf een dubbelheid zit in het toelaten van respecterende
leden. Deze leden kunnen wel lid worden van de vereniging niet van het bestuur.
Het is een principiële kwestie.
Statuten wijziging
Voorgesteld wordt om het woord ‘Protestants’ uit de naam Protestants Christelijke
Vereniging te schrappen. Hiertegen zijn geen bezwaren.
De grondslag wordt moderner geformuleerd. Op 1 stem na is de vergadering voor.
Met de statutenwijziging beoogt het bestuur ook om ouders en wettelijke
vertegenwoordigers, die een kind inschrijven bij de andere twee Christelijke basisscholen
van de vereniging, ‘de Schalm’ en ‘de Fontein’ net als bij ‘de Til’, ook de mogelijkheid te
geven lid te worden van de vereniging als men de grondslag van de vereniging
respecteert. Hier zijn 4 van de aanwezige leden op tegen.
De zorg wordt uitgesproken dat binnen de ledenvergadering het hoogste orgaan, een
situatie kan ontstaan dat alle leden de christelijk grondslag niet willen respecteren. Lijkt
geen reële zorg.
Volgende week donderdag 19.30 wordt er gestemd. Omdat het quorum niet gehaald is.
11. Toekomst ( Ben Mooibroek)
Schaalvergroting
Financieel kwetsbaar en bestuurlijk kwetsbaar.
Wat Wob van Beek niet heeft mee genomen in zijn onderzoek is dat de kleine
scholentoeslag in 2017 niet meer automatische in de lumpsum zit. Maar dat er dan ook
gekeken wordt op welke wijze de samenwerking met andere partners is geregeld.
Mogelijke partner Vereniging Christelijk Basis Onderwijs Noord-Groningen. Hun kantoor
staat in Winsum. Met hen hebben we al het 10/6 samenwerkingsverband afgesloten en
we werken samen in het kader van Passend Onderwijs en voorheen in het kader van Weer
Samen naar School.
De eerste contacten zullen worden gelegd en er zal naar worden gestreefd om voor de
kerst een intentieverklaring met Noord-Groningen af te sluiten om per 1 januari 2015 te
komen tot een fusie tussen beide verenigingen. Per 1 augustus 2014 zal gekeken worden
of op formatief gebied al de samenwerking gestalte kan krijgen.
Rondvraag
De vergadering wordt afgesloten door Cor Westerholt. Hij refereert aan de veranderingen
die bij het dagblad Trouw hebben plaats gevonden. Bij deze krant is men zich op een
gegeven moment in het bijzonder gaan richten op ‘de waardenset’, die men nog
betekenisvol vond voor de tijd waarin we leefden. De bakens werden verzet. Uiteindelijk
heeft dit de krant goed gedaan. Bezinnen en herbezinnen is goed voor een organisatie.
In dit kader werd de Parabel van de houthakker vermeld. Wat vinden we waardevol en
belangrijk. Waar staan we voor en wat willen we onze kinderen meegeven.
We moeten er voor waken dat we onze bijl blijven slijpen.
12. Rondvraag en sluiting formele deel
Hoe komen de leden te weten dat er een tweede vergadering wordt gehouden? Via de
mail. Is het handig om een samenwerkingsverband in het Noorden aan te gaan? Zij
hebben ook te maken met krimp? Ja, in gezamenlijkheid kun je krimp bestrijden en het is
prettig om daarbij in dezelfde regio te opereren.
Eindig 22.25 uur,